La justificación de las ayudas públicas es tan importante como la aprobación de la misma. En caso de no realizarse una justificación adecuada, puede ocasionar reintegros de la ayuda con sus correspondientes intereses y perjuicios para la entidad solicitante, de ahí la gran relevancia de dicho trámite en el procedimiento.
El procedimiento para la obtención de una ayuda pública comienza con la solicitud donde se aportará una memoria o cuestionario explicativo de las actividades a realizar y un presupuesto de los gastos previstos. Posteriormente el órgano gestor evaluará las solicitudes recibidas y tras la evaluación técnica y económica, el organismo gestor resolverá oficialmente. En el caso de una resolución favorable las entidades beneficiarias deberán preparar la correspondiente justificación, tanto de los gastos ejecutados como de las actividades implementadas, para que el financiador compruebe que las partidas que se presupuestaron al solicitar la ayuda se han ejecutado económicamente de la manera correcta y las actividades se han realizado tal y como se indicaron.
De manera general, la justificación de las ayudas públicas se realiza de acuerdo con lo establecido en el capítulo IV, artículo 30 y sucesivos de la Ley 38/2003, General de Subvenciones, en el título II, capítulo II del Reglamento de la Ley General de Subvenciones, y, en su caso, según lo establecido en la normativa aplicable de los fondos estructurales de la Unión Europea, en el supuesto de que dicha acción estuviera cofinanciada por dichos fondos. De forma específica hay que atender a lo que la normativa concreta de cada ayuda determine en sus bases y convocatoria.
La entidad beneficiaria contará con un plazo establecido por normativa para la justificación de la ayuda tras la finalización de la ejecución del proyecto, por lo general suelen establecer periodos de uno a tres meses, en dicho tiempo se deberá recopilar toda la documentación económica y técnica, que acredite los gastos y actividades ejecutadas, para que el órgano gestor de la ayuda pueda iniciar su comprobación.
Claves para una justificación de las ayudas públicas satisfactoria
- La ejecución presupuestaria y técnica de la ayuda quedará reflejada en la documentación que acompañe la justificación, de ahí que es esencial que los documentos que se presenten estén claramente identificados y ordenados, y se constituyan en una prueba lo más veraz posible de la ejecución del proyecto.
- La ejecución del proyecto debe ser lo más fiel a la solicitud de la ayuda tanto en el ámbito técnico como económico.
- Realizar una buena estimación gastos, estudiando en detalle aquellos que se van a tener en la ejecución de las actividades y sus posibles desviaciones. En este punto se debe prestar especial atención a los costes hora del personal vinculado al proyecto.
- Implementar un protocolo, si no existe, de la gestión documental técnica y económica del proyecto, donde se establezcan las pautas para el archivo de manera ordenada tanto de los entregables y pruebas técnicas de ejecución, así como los comprobantes justificativos de los gastos.
- Solicitar tres presupuestos cuando el gasto a incurrir sea superior a 15.000 euros.
- Disponer de la contabilidad de la ayuda «contabilidad separada». El fin de la contabilidad separada es garantizar que los gastos objeto de subvención están claramente identificados en la contabilidad de la entidad.
- Custodiar los documentos justificativos de los gastos, así como toda la documentación técnica generada.
- Tener en cuenta los periodos de ejecución del proyecto para realizar los gastos, así como los periodos de pago aceptados por convocatoria.
- De producirse modificaciones en los gastos y/o actividades, se debe analizar si estas son aceptadas por la normativa que rige la ayuda, y en su caso notificarlas lo antes posible al órgano gestor para su aprobación.
- Tener en cuenta los gastos no financiables por convocatoria, como el IVA, gastos financieros etc.
- Realizar la correspondiente publicidad del proyecto tal y como indique la convocatoria de la ayuda.
Si bien la normativa que rige la justificación de las ayudas públicas está soportada en la Ley 38/2003, General de Subvenciones y en su Reglamento, cada Organismo tiene sus propias particularidades, tanto de forma como de fondo, así que una lectura detallada de las Orden de Bases y Convocatoria ayudará a evitar problemas futuros.
Si tienes dudas o problemas en el proceso de justificación de las ayudas contacta con nosotros.