Al hilo del post publicado anteriormente, vamos ahora a centrarnos en cómo se debe realizar la justificación económica de los gastos ejecutados en el proyecto y de la documentación que debe justificarla.

La justificación económica de las ayudas o subvenciones públicas consiste en la presentación de toda aquella documentación probatoria de las actividades subvencionadas necesarias para llevar a cabo la ejecución del proyecto financiado.

Esta justificación económica debe tener siempre como referencia el presupuesto aprobado, de acuerdo con las bases reguladoras, por el órgano gestor en la resolución de concesión, que a su vez tiene como referencia el presupuesto presentado en la solicitud.

Es importante matizar que los gastos presentados deberán cubrir el presupuesto aprobado, con independencia del importe de la ayuda concedida.

Por otra parte, hemos de decir que la memoria del proyecto de la solicitud, que determina la concesión, es básica para tener clara la tipología de gastos imputables al proyecto, puesto que es en ella donde en su momento se dejó claramente descrito los conceptos que estructuran el presupuesto.

La documentación probatoria de los gastos, que en cumplimiento de las condiciones acrediten el cumplimiento, suele ser la siguiente:

Costes del personal imputado al proyecto.

  • Modelos 190 de las anualidades en las que se desarrolla el proyecto, así como los modelos 111 y sus pagos.
  • Nóminas y pagos de las mismas.
  • Seguros sociales -RLC y RNT- y pago de los RLC.
  • Informes de cotización de los trabajadores.
  • Contratos de trabajo de los trabajadores.
  • Partes de control de horas dedicadas al proyecto. Debemos señalar que para poder calcular el coste hora, es necesario presentar la documentación anteriormente señalada del año completo, y no sólo desde el momento en que se inicia el proyecto dentro del año. El gasto imputado al proyecto, para cada trabajador, se calculará multiplicando el coste hora anual por las horas concretas dedicadas al proyecto.

Otros gastos directos del proyecto.

Amortizaciones de activos, materiales, subcontrataciones:

  • Facturas y pagos de los gastos ejecutados.
  • En el caso de que el gasto de un proveedor supere los 15.000 euros, tres presupuestos de distintos proveedores, que justifiquen la elección más ventajosa económicamente de uno de ellos. Si no se elige el más económico deberá aportarse justificación técnica de la elección de dicho proveedor.

Gastos indirectos.

La cuantía a justificar por gastos indirectos suele calcularse aplicando un porcentaje sobre la cuantía justificada en la partida de personal. Y no suele requerir presentación de documentación probatoria.

Además de esta documentación común a la mayoría de las ayudas, cada convocatoria puede establecer documentación probatoria específica. Es por tanto importante tener siempre muy presente tanto las bases reguladoras de la subvención o de la convocatoria de ayuda, como las instrucciones de justificación, en el momento de elaborar una justificación económica, antes y durante la ejecución del proyecto.

Al margen de la documentación de control financiero, probatoria de gastos, cada convocatoria establecerá unos anexos o modelos para reflejar la relación de gastos imputados a la ayuda, que usualmente deben entregarse firmados y sellados. Generalmente, toda esa documentación e información ha de volcarse directamente en una plataforma habilitada para ello. En algunas ocasiones, algunos Organismos, normalmente a nivel regional, requieren que esta documentación sea presentada en algún soporte físico.

Por último, es importante destacar que una justificación económica que no se haya elaborado correctamente puede ser causa de reintegro de parte o de la totalidad de la ayuda, incluyendo intereses, por ello es muy importante llevarla a cabo correctamente, durante y tras la ejecución del proyecto.

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